Fördjupning av specifika teman

Hälsa och stress

Stress i kontorsarbete är psykologiskt. Mental ohälsa är den vanligaste orsaken till sjukskrivning bland kontorsanställda i Sverige (Åsberg et al, 2002). Arbetsmiljön är en viktig faktor i detta. Det finns många orsaker till hög sjukskrivning. Ökad press i arbetslivet i slimmade organisationer, högre krav på att prestera ”toppresultat” och ett högre tempo. (Krantz, 2003. Lundberg & Melin, 2002). Samtidigt finns den digitala erans krav på att alltid vara tillgängliga, sk ”techno-stress” (Johansson, 2002). Läs mer

Luftkvalitet

Klagomål på ventilation och dålig luftmiljö är vanliga i administrativa miljöer. Det kan också innebära ökad risk för fel visar en experimentell studie av Witterseh med kolleger. Syftet var bland annat att utreda hur värme och ljud påverkar stress och arbetsförmåga på ett kontor med 30 st personer De anställda utsattes för 22, 25 och 30 grader C. De tre olika temperaturerna testades ihop med två olika ljudnivåer; tyst miljö (35db) och ett sorl från öppna kontorslandskap (55db). 68 % av de anställda upplevde besvär och 3 % av arbetsförmågan sjönk med den högre ljudnivån. Förutom dålig luft, svettningar och odörer vid 30 grader C observerades att 56 % mer avvikelser/fel skedde än vid de lägre temperaturerna (Witterseh et al 2004). Läs mer

Ljudmiljö/buller

Ljud är kanske den viktigaste miljöfaktorn på kontoret. Den blir också allt viktigare ju mer vi arbetar i öppna administrativa miljöer (vilket många vill av kommunikationsskäl). Är man missnöjd med ljudmiljön så är man också missnöjd med den fysiska miljön som helhet (Nemecek & Grandjean, 1973). Störande ljud är inte det som bullrar högst. Det finns en större tolerans för ljud som är omöjliga att kontrollera eller påverka, t ex trafikljud (Byström, 1999). Toleransen för buller sjunker dock vid svårare, koncentrationskrävande arbetsuppgifter (Franzén, 1969). Läs mer

Grönska och naturutblickar

Grönska i kontor/administrativ miljö samt utblick över natur och växtlighet från fönster påverkar dem som jobbar där positivt. I en amerikansk studie tillfrågades 450 kontorsanställda. Forskarna fann att de som satt nära ett fönster med naturutblick och omgav sig av växtlighet generellt presterade och mådde bättre. Ingen signifikant skillnad mellan ålder, etnicitet, lön eller utbildningsnivå upptäcktes. Däremot fann forskargruppen att grönska i den administrativa miljön hade en signifikant bättre påverkan på män än kvinnor (Dravigne, A et al. 2008). Läs mer

Dagsljus

Forskning visar att dagsljuset är en betydande faktor för personalens välbefinnande och nöjdhet. Däremot är kopplingen till prestation och effektivitet (för en definition av effektivitet, se under avsnittet om effektivitet) inte lika tydligt belagd. (Finnegan och Zener Solomon, 1981). Tillgång till dagsljus ökar också förmågan att hantera stress. Avsaknad av dagsljus försämrar stresstålighet (Booker och Roseman 1995). Därför har det stor betydelse att det finns tillgång till dagsljus för alla rum där arbete stadigvarande bedrivs (Leather et al, 1998). Tillgången till dagsljus påverkar sömnhormonet melatonin. Man blir trött av för lite ljus. Viktigt att motverka om man ska utföra koncentrerat arbete (Ejhed & Liljefors, 1990). Läs mer

Färger

Forskning har visat att man föredrar en blandning av ljusa färger i kontorsmiljöer. (Hedge, 1982). Det finns också forskning som visar att olika kulörer kan förstärka olika känslomässiga reaktioner. Man kan stimulera känslor som lugn, oro, glädje, upphetsning m.fl. (Starkweather et al. 2005). Vi reagerar både psykologiskt och fysiologiskt på färger/kulörer. Färg kan användas för att lindra stress (Fontaine et al. 2001). Effekten av olika kulörer är emellertid knutna till personlighetens olika förmåga att skärma av sin omgivning. Empiriska belägg för rena hälsoeffekterna av färg inom vården är dock svag. (Dijkstra et al, 2006). Läs mer

Samarbete

Hur man placerar medarbetare inom administrativa enheter och kontor har stor betydelse för hur möten och interaktion sker. Det har visats att vänskapsband d.v.s. vilka man ”är kompis med” har en direkt koppling till vilka man sitter nära (Conrath, 1973). Sannolikheten är större att bli kompis med någon som sitter fysiskt nära än med någon som inte sitter nära men som man arbetar tillsammans med i projekt. Läs mer

Kommunikation

Att rummet kan möjliggöra (och hindra) arbetssätt och kommunikation mellan olika personalgrupper har visats bland annat i en studie från vårdavdelningar på Huddinge sjukhus. Här undersöktes hur lokalerna bäst skall ordnas för att stödja samarbetet inom en vårdavdelning (Koch, D. et al., 2012). Forskarna konstaterade att man på en vårdavdelning får mycket information om vad som händer genom att röra sig på avdelningen. Ju mer man rör sig ju mer uppdaterad blir man och därmed blir det lättare att hitta den person man söker med kort varsel. Det finns dock en inneboende konflikt mellan att alltid vara tillgänglig (för patienter och andra) och behovet av att arbeta koncentrerat med dokumentation och andra administrativa uppgifter. Läs mer

Ledarskap

En stor studie som undersökte vilken betydelse kontorstypen i sig har för anställdas upplevelse av ledarskap genomfördes nyligen i Sverige (Bodin Danielsson et al, 2013) tyder på att kontorstypen påverkar upplevelse av ledarskap. Studien baserades på svar från 5358 kontorsarbetare från sju olika kontorstyper - cellkontor, delat rum, litet kontorslandskap, mellanstort kontorslandskap, stort kontorslandskap, flex-kontor och kombi-kontor. Vanligast kontorstyp i urvalet var cellkontor, följt av kombikontor och traditionella kontorslandskap (där stort kontorslandskap är den vanligaste typen). Män och kvinnor undersöktes separat. Läs mer

Team-identitet

Franklin Becker konstaterar i en explorativ studie (Becker, 2007) att kommunikationens roll i hälso-och sjukvårdsteam är särskilt viktigt och utvecklandet av multidisciplinära team har identifierats som en kritisk komponent för att förbättra kvaliteten på vården. Medan stor uppmärksamhet har ägnats åt hur utformningen av hur vårdenheterna kan bidra till att förbättra patientsäkerhet, vårdpersonalens arbetsmiljö och minska sjukhusöverförda infektioner, har mycket mindre uppmärksamhet ägnats åt hur utformningen av olika vårdenheter påverkar vårdpersonalens kommunikationsmönster och lärande. Mycket av kommunikationen i dagens vårdteam är i själva verket informell, oplanerad och tillfällighetsbaserad. Läs mer

Status

Status på arbetsplatsen är viktigt eftersom vi mäter oss medvetet eller omedvetet i hierarkier så fort vi befinner oss i en organisation (Bodin Danielsson 2014). Utformningen av administrativa arbetsplatser/kontor har traditionellt använts för att manifestera status. Kontoret är en fysisk markör som hänger ihop med varumärkesbyggande på organisationsnivå (Sundstrom, 1986). Det finns också en psykologisk dimension i status som är kopplad till medarbetarnas tillfredsställelse med arbetsmiljön (Davis, 1984). Status och de fysiska symboler som manifesterar den spelar ofta en viktig roll i den ibland svåra processen att förändra kontorsmiljö. Att ta bort traditionella symboler för status på arbetsplatsen kan möta motstånd. Vissa anställda kan då uppleva att de berövas sina personliga tillhörigheter och identitet. Förlust av statussymboler kan leda till depression och nedstämdhet. Det kan också vara ett medvetet sätt att minska den hierarkiska positionen för en person i en organisation (Mazumdar, 1992). Läs mer

Effektivitet

Med effektivitet menar man hur väl en organisation använder sina resurser för att omvandla dem till produkter eller tjänster. Man skiljer på inre och yttre effektivitet. Med inre effektivitet (eng efficency) avses att man gör saker rätt. Det beskriver förhållandet mellan tillförda resurser och det som produceras. Ett exempel på detta är om tillgänglig personal på en akutmottagning använder stor del av sin tid till att ta emot patienter. Med yttre effektivitet (eng effectiveness) avses att man gör rätt saker. Enligt samma exempel är det när patienterna som besöker akutmottagningen verkligen blir friskare. Läs mer