Rekommendationer

Utgångspunkten för det projekt som redovisas i denna rapport var att påbörja utvecklingen av en sammanhängande integrerad planeringsmodell för planeringsfasen av vårdbyggnadsprojekt. En fas där ramarna sätts och strategier ska kopplas till faktiska planer. Ambitionen med en sådan modell är att den ska bidra till att utveckla arbetssätt som möjliggör att få in mer sakkunskap i planeringsprocessen i form av samordnad evidens avseende vårdmiljön, men även fånga upp lokal kunskap genom exempelvis gemensam utvärderingsmetodik av arbetsprocesser och lokalutnyttjande. För att detta ska bli möjligt krävs bl.a. metodutveckling vad gäller samverkan som kan bryta gränser mellan discipliner och organisatoriska s.k. stuprör. Det planerings- och beslutsunderlag som tas fram i en sammanhängande integrerad planeringsprocess kan då bli bättre underbyggt och förankrat samt möjliggöra en innovativ höjd på de lösningar som tas fram i efterföljande steg.

Detta projekt rekommenderar att PTS utvecklar en sammanhängande integrerad planeringsmodell och argumenterar för att en sådan behövs för att skapa bättre kunskaps- underlag för beslut om inriktning och målsättning i projekt initialt men också för att underlätta kunskapsöverföring och möjliggöra en innovativ höjd. En planeringsmodell måste omfatta stöd för processledning genom fastställda delprocessteg, frågeställningar och benämningar. Den bör dessutom ställa krav på resursplanering, roller och beslutsmandat. Och inte minst viktigt, säkerställa att projekt inte får löpa vidare utan tillräckliga underlag för beslut och dokumentation.

Några centrala punkter att beakta i samband med framtagande av en planeringsmodell är behovet av:

  • Ett samordnat strategiskt arbete mellan vård-fastighet samt nationellt-regionalt- lokalt
  • En ökad medvetenhet om lokalfrågor i verksamhetsutvecklingsarbetet i vården
  • En central processägare som administrerar utveckling av modellen, förslagsvis PTS
  • Lokala processägare som håller i lokala anpassningar och utbildar medarbetare

 

Summering

• Skapa bättre kunskapsunderlag för beslut om inriktning och målsättningar i projekt initialt
• Underlätta kunskapsöverföring, mellan deltagare i projekt, mellan projekt, till nya kollegor etc.

Planeringsmodellen bör utformas med stöd för såväl aktiviteter som processplanering
och dokumentation, se bild. Nedan listas ett antal viktiga aspekter att ta i beaktande:

Stöd för aktiviteter:
• Definition av projektmål i relation till strategier, ägardirektiv och andra styrdokument (på kort och lång sikt)
• Definition av projektmål utifrån strävan att uppnå mätbarhet (kvantitativ såväl som kvalitativ), utfall och nyttor för att möjliggöra uppföljning
• Framtagande av behovs- och verksamhetsbeskrivning. Med aktivitets- och kapacitets/dimensioneringsanalyser och framtidsfokus. Integrering med verksamhetsutveckling betydelsefullt
• Definition av ekonomiska ramar
• Omvärldsbevakning inom relevanta och relaterade områden. Med stöd för att söka evidens, undersöka beprövad erfarenhet och utveckla ny kunskap systematiskt samt väl dokumenterat för fortsatt utveckling också av andra
• Scenarioplanering för att testa och utvärdera alternativ. Lokalisering, omfattning, SWOT etc.
• Identifiering och definition av behov av fortsatta utredningar, frågeställningar etc.

Stöd för processplanering:
• Fastställda delprocessteg, frågeställningar och benämningar som tydliggör vad som bör göras och i vilken ordning. Detta gör att projekt kan jämföras och arbetssätten kan utvecklas med hjälp av samlad erfarenhet
• Obligatorisk resursplanering för att säkra att tillräcklig tid och rätt kompetens finns för de aktiviteter som är nödvändiga i respektive projekt
• Fastställande av deltagare och roller samt deras mandat och beslutsprocesser
• Fastställande av avrapporteringspunkter, mötesstruktur, mötesagendor
• Krav avseende omfattning på underlag för beslut. Projekt får inte löpa vidare utan tillräckliga underlag för beslut och dokumentation

Stöd för dokumentation:
• Mallar för uppdragsbeställningar och beslutsunderlag/förslagsskrivning ska finnas
• Öppen dokumentation. Information och material som delas ger fler möjlighet att utvecklas och lära
• Sökbarhet. En sökbar databas med nyckelord för att hitta dokumentation och referenser från andra projekt för att lära av andras erfarenheter och bygga kunskap

För detta krävs bl.a.:
• Ett samordnat strategiskt arbete vård-fastighet samt nationellt-regionalt-lokalt.
• En tydlig fastighetsinvesteringsprocess
• En ökad medvetenhet om lokalfrågor i verksamhetsutvecklingsarbetet i vården
• En central processägare som administrerar utveckling av modellen, förslagsvis PTS
• Lokala processägare som exempelvis håller i lokala anpassningar och utbildar medarbetare

Integrering av vårdens strategier med hur den byggda miljön fungerar är betydelsefullt och en aktuell såväl som komplex fråga. En fråga som ställs över hela Europa när sjukvårdssystem ses över mot bakgrund av befolkningsutveckling och minskade offentliga resurser. Man måste således veta vad man ska bygga och varför, och ett projekt måste vara grundligt underbyggt i behovsanalyser ställt mot en målbild.