Processen att ta fram, definiera och formulera behov och styrande krav vid utveckling av lokaler för vårdens verksamheter involverar ett flertal intressenter och omfattar en mängd olika beslut, av olika aktörer, på olika nivåer. Den organisation som ska ta fram de nya byggnaderna och lokalerna måste därför ha kunskap och redskap för att hantera denna komplexitet och kunna säkerställa att deras leverans bygger på en stabil grund. Med hänsyn till de stora summor som investeras i vårdbyggande i Sverige idag kan betydelsen av att utveckling av verksamhetslokaler för vård och omsorg görs i linje med långsiktiga strategier, och dokumenteras väl för att möjliggöra uppföljning, inte nog understrykas. Det behövs dynamiska processer som kan hantera komplexa och föränderliga verksamhetsbehov, implementera samordnad kunskap från forskning och beprövad erfarenhet och samtidigt leverera tydliga underlag till beslut. Det krävs också en högre grad av delaktighet och samverkan mellan flera aktörer. För att detta ska bli möjligt krävs bl.a. metodutveckling vad gäller samverkansformer som kan bryta gränser mellan discipliner och organisatoriska s.k. stuprör. Utgångspunkten för det projekt som redovisas i denna rapport var att påbörja utvecklingen av en sammanhängande integrerad planeringsmodell för planeringsfasen av vårdbyggnadsprojekt. En fas där ramarna sätts och strategier ska kopplas till faktiska planer. Rapporten redovisar inte en färdig planeringsmodell. Utveckling av en sådan måste integreras i regionernas och landstingens eget utvecklingsarbete för att få genomslag. Ambitionen är dock att denna rapport ska beskriva vikten av att ett sådant processtöd tas fram, samt kunna utgöra en grund och ett underlag för detta arbete. Detta projekt rekommenderar att PTS utvecklar en sammanhängande integrerad planeringsmodell och argumenterar för att en sådan behövs för att skapa bättre kunskapsunderlag för beslut om inriktning och målsättning i projekt initialt men också för att underlätta kunskapsöverföring och möjliggöra en innovativ höjd. En planeringsmodell måste omfatta stöd för processledning genom fastställda delprocessteg, frågeställningar och benämningar. Den bör dessutom ställa krav på resursplanering, roller och beslutsmandat. Och inte minst viktigt, säkerställa att projekt inte får löpa vidare utan tillräckliga underlag för beslut och dokumentation. Dessa underlag bör omfatta en definition av projektmål i relation till strategier, ägardirektiv etc. samt en behovs- och verksamhetsbeskrivning innefattande aktivitets- och kapacitets/dimensioneringsanalyser. Integrering med verksamhetsutveckling är viktigt för att kunna diskutera lokalmässiga konsekvenser av framtida verksamhetsförändringar.

Några centrala punkter att beakta i samband med framtagande av en planeringsmodell är behovet av:

• Ett samordnat strategiskt arbete mellan vård-fastighet samt nationellt-regionalt- lokalt

• En ökad medvetenhet om lokalfrågor i verksamhetsutvecklingsarbetet i vården

• En central processägare som administrerar utveckling av modellen, förslagsvis PTS

• Lokala processägare som håller i lokala anpassningar och utbildar medarbetare

Ett minsta första steg i utvecklingen av en arbetsmodell skulle vara att behovsbeskrivningar måste kopplas till strategier och att inga projekt ska initieras utan en tydlig koppling mellan strategier och verksamhetsbehov.